شرکتی که جهت گرفتن پلمپ دفاتر قانونی خود به اداره ثبت مراجعه میکند باید اول اظهارنامه خود را ارائه دهد تا برحسب آن تعداد پلمپ دفاتر مشخص شود برگه اظهارنامه را باید مدیرشرکت یا موسسه تکمیل کند ومهرشرکت نیز باقید شماره ثبت شرکت یا موسسه درآن ذکر شود .
حال اگرشرکت یا موسسه ای هنوز مهر مربوطه خود را تهیه نکرده باشد میتوانند جهت اخذ پلمپ دفاتراقدام کند ولی شماره ثبت شرکت حتما باید دربرگه اظهارنامه پلمپ دفاتر قید شود وهمچنین کلیه مشخصات مدیرعامل شرکت وآدرس درآن برگه نوشته شود .
اگرمراجعه کننده نماینده یا وکیل شرکت باشد باید درپایین ورقه مشخصات کامل خود را ذکروکارت شناسایی نیز همراه داشته باشد .بعد ازاخذ دفاترتجاری آن اوراق مربوطه که همان اظهارنامه پلمپ دفاتر هست را تکمیل وبه اداره ثبت میبریم وبه قسمت پلمپ دفاتر تجاری مراجعه میکنیم .
چگونگی ارائه پلمپ دفاتر :
الف)دفاتر تجاری را به متصدی مربوطه دردارایی تحویل میدهیم باید به ترتیب ثبت شده باشد .
ب)بعد اظهارنامه پلمپ دفاتر که تکمیل شده ومهروامضا شرکت درآن ثبت شده را تحویل میدهیم وتعداد صفحات دفاتر روزنامه وکل دارایی را درآن ذکرمیشود واگرتعداد دفاتر زیادترازکل و1روزنامه باشد حتما باید با حرف درشت دربالای اظهارنامه نوشته میشود .
آخرین مرحله به این صورت میباشد که برای امضا دفاتربه مسئول پلمپ دفاتر مراجعه میکنیم .
وشخص مسئول موظف است که دقت زیادی درتکمیل شدن اوراق اظهارنامه به طور صحیح داشته باشد وتمامی دفاتر با خط خوانا نوشته شده باشد ومهم این است که دفاتر باید سفید باشد ووقتی که ازهمه جهات
کنترل شد با تاریخ که هم باحروف هم با عدد نوشته شده است باید امضا گردد.
انجام مراحل اداری پلمپ دفاتر فقط 1روز زمان میبرد وبین 20تا 30روز زمان لازم دارد تا دفاتر قانونی پلمپ شده توسط اداره پست به دست موکل برسد .
برای فرارازمالیات به هیچ وجه توصیه نمیشود که اطلاعات دفاتر قانونی را غیرواقعی ثبت کنیم .
زیرا اگر اطلاعات دردفاتر واظهارنامه وارائه مدارک نادرست باشد ویااینکه اظهارنامه رابرای 3سال ارائه ندهیم دارای مجازات حبس از3ماه الی 2سال وجریمه محرومیت ازهمه معافیت های قانونی هستیم.
دفاتر هرسال باید تاپایان اسفندماه سال قبل پلمپ شده باشد وبهتراست متقاضیات حداکثر تاپایان دیماه هرسال نسبت به اخذ پلمپ دفاتر اقدام نماییم چون درماه های آخرسال ازدحام کاری بیشتراست .
شرایط جدید جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری :
درابتدا جهت اخذ پلمپ دفاتر باید درسایت اداره ثبت شرکت ها ثبت نام سامانه ای را انجام دهیم وعلاوه برآن فرم اظهارنامه را تکمیل نماییم یعنی اظهارنامه پلمپ دفاترراازسایت میگیریم وتکمیل مینماییم .
این اوراق اظهارنامه را بامدارک شرکت به اداره پست ارسال میکنیم واداره پست دفاتر پلمپ را به آدرس ثبتی شرکت ارسال مینماید .
بنابراین آگرشرکت ها دراین مدت زمان تغییرآدرس داشته اند باید نسبت به تنظیم وثبت صورتجلسه تغییرات خود اقدام نمایند تادفاتر ارسالی ازسوی اداره ثبت با مشکل مواجه نشود . مدارک مورد نیاز جهت پلمپ دفاتر:
1-کپی شناسنامه مدیرعامل ومهرشرکت
2-اگرنماینده یا وکیل شرکت این کاررا انجام میدهد نامه مهروامضا شده شرکت راباید همراه داشته باشد .
3-آخرین تغییرات ثبتی شرکت درروزنامه رسمی را باید ارائه دهیم .
4-اظهارنامه پلمپ دفاتر راباید تکمیل کنیم .
5-درخواست دفاتر تجاری را داشته باشیم .
6-آدرس دقیق پستی وکد پستی شرکت را ارائه دهیم
طبق ابلاغیه جدید اداره ثبت جهت اخذ پلمپ دفاترتجاری مودیان گرامی هرچه سریعتربرای اخذ پلمپ دفاتر مالی سال آینده باید اقدام نمایند .
زیرا روال اولیه جهت اخذ پلمپ دفاتر به طور ثبت سامانه ای میباشد که درسایت اداره ثبت شرکتها باید ثبت نام صورت بگیرد سپس فرم اظهار نامه که درسایت است را تکمیل نموده وپرینت آن رامیگیریم ودر کنار مدارک دیگر شرکت به اداره ثبت ارسال میکنیم ودفاتر جدید رابه آدرسی که درثبت سامانه قید شده است ارسال مینماید .وباید توجه داشت به هیچ عنوان آدرس شما نباید سوری باشد زیرا درزمان ثبت سامانه دیگر امکان تغییرآدرس نمیباشد ودفاتر به همان آدرس ارسال خواهد شد .
شرکتی که جهت گرفتن پلمپ دفاتر قانونی خود به اداره ثبت مراجعه میکند باید اول اظهارنامه خود را ارائه دهد تا برحسب آن تعداد پلمپ دفاتر مشخص شود برگه اظهارنامه را باید مدیرشرکت یا موسسه تکمیل کند ومهرشرکت نیز باقید شماره ثبت شرکت یا موسسه درآن ذکر شود .